Quan parlem de gestió de projectes sembla que ens referim a una cosa puntual, però una empresa acaba sent, al final del dia, una gestió constant de processos, grans i petits. Entendre com funcionen, com adequar-los al sector en el qual treballem (en aquest cas el del metall) i quina metodologia aplicar en cada cas no solament ens ajudarà a millorar la productivitat, sinó el control.
Saber el que ocorre en tot moment en l’empresa no és solament vital, sinó que ens permet entendre què està ocorrent en totes les àrees i millorar-les si observem alguna fallada o possible actualització.
En què consisteix la gestió de projectes?
La gestió de projectes és un procés que es duu a terme en tota empresa, gran o petita, consistent a planificar, organitzar, dirigir i controlar els recursos, tasques i activitats necessàries. Tot això té l’objectiu d’aconseguir una meta específica dins d’un termini i pressupost determinats. Es pot dir també que consisteix en una disciplina que necessita de la coordinació de diversos elements per a assegurar que un projecte es completi amb èxit, complint amb les expectatives i requisits establerts.
Per a això, com en qualsevol procés, és necessari una sèrie de passos i components que no poden faltar en una gestió de projectes professional:
Objectius i abast
El primer que hem de fer és establir clarament què es vol aconseguir amb el projecte i determinar els límits i l’enfocament d’aquest, especificant el que està inclòs i el que no.
Planificació
Ara que ja sabem què volem aconseguir, és moment de crear un pla detallat amb les tasques i activitats que s’han de realitzar (terminis inclosos). Caldrà identificar i assignar els recursos necessaris, com a personal, pressupost i eines. Recorda identificar possibles riscos i desenvolupar estratègies per a mitigar-los.
Execució
Ja tenim tot el necessari, així que podem començar oficialment a dirigir i gestionar l’equip de treball per a assegurar que les tasques es realitzin segons el planejat. Recorda que tot bon projecte comença i s’aconsegueix amb una comunicació efectiva entre tots els participants perquè tots treballin ‘en la mateixa pàgina’.
Monitoratge
Conforme avancem en el projecte caldrà anar supervisant el seu avanç, tenint en compte el pla original per a ajustar-lo si fos necessari. Manejar qualsevol canvi en l’abast, cronograma o pressupost assegurarà també que es registri i aprovi tot adequadament.
Tancament
Després de tot l’esforç queda una última part, és a dir, la finalització de totes les tasques pendents i el lliurament als interessats. Avaluar l’èxit del projecte i documentar les lliçons apreses per a futurs projectes ens donarà feedback propi per a millorar en els que vagin a venir.
Per a què serveix la gestió de projectes?
Aquests processos, que veurem en qualsevol empresa, tenen la capacitat d’adaptar-se a qualsevol sector i propòsit, ajudant-nos a complir amb l’objectiu. Ja sigui desenvolupar un nou producte, implementar un sistema o llançar una campanya de màrqueting, la gestió de projectes assegura que es compleixin els objectius de manera estructurada. Però no és aquesta l’única funció que té:
Optimització de recursos
Ajuda a assignar i utilitzar els recursos de manera òptima, incloent-hi temps, diners i personal. Així evitarem el desaprofitament i ens assegurarem que els recursos s’utilitzin de la manera més eficient possible.
Gestió de riscos
Identifica, analitza i mitiga els riscos que podrien afectar l’èxit del projecte. Si tenim en compte els possibles riscos des del començament d’aquest, podrem preveure problemes potencials i tenir plans de contingència llestos per a usar-se si fes falta.
Millora de la comunicació
Facilita la comunicació clara i contínua entre tots els participants, des de l’equip de treball fins als interessats externs. Si tots ells estan en la mateixa pàgina, els problemes s’abordaran ràpidament i sense confusions.
Control de qualitat
Ajuda al fet que el treball realitzat compleixi amb els estàndards de qualitat esperats a través de revisions, proves i avaluacions contínues.
Adaptació i flexibilitat
Permet ajustar el pla del projecte segons sigui necessari si apareixen canvis en les circumstàncies o prioritats. La gestió de projectes proporciona un marc per a gestionar aquests canvis sense perdre de vista els objectius generals.
Beneficis
Tenir en el nostre negocis un o diversos plans de gestió de projectes és necessari sempre i sobre això no hi ha debat. Els avantatges de les quals ens podem beneficiar parlen per si mateixes:
Terminis i pressupost
Un dels majors desafiaments en qualsevol projecte és complir amb els terminis de lliurament i no excedir-se amb el pressupost. La gestió de projectes proporciona eines i metodologies per a planificar, executar i controlar cada fase del projecte, minimitzant el risc de retards i d’una despesa extra o exagerada, fora dels plans.
Maximització del valor del projecte
Assegura que el projecte lliuri el màxim valor possible als interessats, ja sigui en termes de retorn d’inversió, satisfacció del client o compliment d’objectius estratègics.
Reducció d’estrès i confusió
Amb un enfocament clar i una planificació adequada la gestió de projectes redueix la incertesa i el caos que poden aparèixer en projectes mal organitzats. Això contribueix a un ambient de treball més tranquil i productiu.
Decisions informades
Proporciona dades i anàlisis que ajuden els gestors i als equips a prendre decisions informades al llarg del cicle de vida del projecte basades en la realitat del progrés i no en suposicions.
Millora contínua
La gestió de projectes implica la revisió i avaluació constants dels processos i resultats, la qual cosa permet aprendre de cada projecte i millorar contínuament en projectes futurs.
Parlem de la gestió de projectes industrials
En Initube som experts en el tall i mecanitzat de tubs i perfils de tota mena de material fèrric, per la qual cosa els nostres processos de gestió solen estar enfocats a un ambient industrial. Aquest tipus de projectes tenen una metodologia distinta, ja que es desenvolupen en relació amb la producció de béns i serveis en sectors com les manufactures o la tecnologia.
Un projecte industrial sorgeix quan es detecta una necessitat o una oportunitat. En aquest moment, és necessari reunir els recursos adequats, dissenyar un pla d’acció i dur-lo a terme.
Existeixen diferents tipus de projectes industrials, tots estretament vinculats amb l’enginyeria d’organització industrial, la qual cosa subratlla, una vegada més, la importància d’aquesta disciplina en el sector industrial. Per a comprendre millor aquests projectes d’enginyeria industrial és útil identificar els diferents tipus:
Grans projectes d’inversió industrial
Aquests projectes es caracteritzen per la seva gran ambició i abast. Poden cobrir extenses àrees geogràfiques i impactar significativament en el desenvolupament d’una regió o país.
Instal·lacions i plantes industrials
Se centren en la construcció de plantes i instal·lacions industrials (petroquímiques, fàbriques de ciment, plantes de fertilitzants, instal·lacions de química inorgànica, fàbriques de paper i cartó, etc.). L’objectiu és crear instal·lacions clau per a sectors com la metal·lúrgia, centrals elèctriques o plantes de processament.
Línies i processos de producció industrial
Aquests projectes impliquen el desenvolupament de línies de producció o processos que poden ser independents o interconnectats. Un exemple podria ser la construcció d’una sèrie d’edificis o xarxes, com les d’energia elèctrica, emmagatzematge i distribució de combustibles, sistemes de calefacció o electrònica industrial.
Màquines, equips i els seus elements
Aquests projectes s’enfoquen en el disseny i fabricació de màquines i aparells per a diverses instal·lacions industrials. Es consideren els autèntics projectes industrials perquè abasten de tot, des del disseny de prototips fins a la fabricació completa de la màquina o equip.
Passos en un projecte industrial
Com hem comentat, cada sector té unes peculiaritats que suplir a l’hora de crear la seva gestió de projectes. En el cas dels d’enginyeria industrial hem de tenir en compte que solen ser més complexos, integrals i multidisciplinaris. A més de perdre descarregar de manera gratuïta la nostra guia per a l’optimització de processos industrials en la fabricació d’estructures metàl·liques, en Initube també volem proporcionar els passos que se solen incloure en el procés d’elaboració d’un projecte industrial:
Avantprojecte
És en el començament, és a dir, en aquest document, on es recullen els plantejaments inicials i es justifiquen les solucions adoptades en cada fase. Haurà d’incloure descripcions, plans a gran escala i estimacions aproximades, per la qual cosa servirà també com a marc de referència del projecte.
Memòria del projecte
En aquest document s’amplia la descripció presentada en l’avantprojecte. Es compon de quatre elements bàsics:
- Descripció de les activitats i processos a executar.
- Càlculs de tots els components del projecte.
- Planificació i programació, usualment representades en un diagrama.
- Annexos o altres consideracions per a l’execució.
Plans
Aquests són els documents més utilitzats durant l’execució del projecte. Han de ser clars, complets i suficients, ja que contindran tota la informació detallada necessària. Poden ser generals o específics, però sempre han de complir amb els formats estàndard per a assegurar la seva correcta comprensió i ús.
Plec de condicions
Aquest és sens dubte el document més important de tot el projecte industrial des del punt de vista contractual. Els plans indiquen el que ha de fer-se, mentre que el plec de condicions detalla com fer-lo. Les condicions poden ser materials, econòmiques, legals o administratives (entre altres) i estableixen el marc general per a la implementació del projecte.
Pressupost
Com qualsevol pressupost, aquest document proporciona una estimació dels costos i els mesuraments generals del projecte. També pot ser utilitzat per a estimar costos en fases específiques.
Redacció
Una vegada tenim tots els documents recopilats només quedaria crear la redacció del text definitiu sobre l’obra. Per a aquesta etapa, que és la més important en l’elaboració del projecte, és fonamental:
- Definir l’obra amb claredat, evitant ambigüitats i contradiccions.
- Utilitzar només la documentació ja recaptada.
- Deixar ben definits els objectius i conclusions de l’obra.
Una gestió de projectes adequada al sector i als propòsits que hagis marcat per a la teva empresa t’ajudarà a resoldre imprevistos sense moltes repercussions i a estar preparats per a gairebé qualsevol canvi. Per això en Initube vam voler preparar una guia d’optimització de processos en la fabricació d’estructures metàl·liques, que pots descarregar-te de manera gratuïta. Si tens algun altre dubte en particular sobre el procés o sobre el nostre treball pots posar-te en contacte amb el nostre equip , que et respondrà de forma més personal.
